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中文質問管理
よくある質問
社外のシステムサービスを利用する際、通常「FAQ」というものがついています。「FAQ」とはFrequently Asked Questionsの略語で、「よくある質問」との意味合いです。疑問をもったユーザーがFAQを参照することで不明点を解決できます。顧客を対象とした外部FAQに対して、本機能は社内の従業員の問題解決を目的とした内部向け社内FAQです。社内FAQを導入することで企業の業務効率が高められます。
例えば、FAQで問題を解決できれば、担当者の不在や担当部門からの回答が遅れることによって、疑問やトラブルの解決が遅れてしまうという状況を減らすことができます。また、国際電話のかけ方や発票情報など通常業務でよく使う情報もFAQに登録しておくことで確認が便利になります。
Q&A
「Question and Answer」の略称で、「質問と答え」の意味合いです。Q&Aは質問を投稿し、回答を募集する機能です。
例えば、「よくある質問」にない不明点がある場合、本機能で質問して、ほかのユーザーに回答を依頼できます。ほかのユーザーの質問・回答もキーワードで検索できます。
機能
よくある質問
- ●カテゴリーで分類して管理できます。
- ●閲覧権限を設定できます。
- ●キーワードで簡単に検索できます。
カテゴリーで分類して管理できます。
閲覧権限を設定できます。
キーワードで簡単に検索できます。
Q&A
- ●質問をカテゴリーで分類して管理できます。
- ●質問の公開/非公開を設定できます。共通の質問を公開することで重複した質問を減少させることができます。
- ●キーワードでほかのユーザーの質問と回答を簡単に検索できます。
- ●質問が未回答のまま残らないように未解決の質問を一覧で確認できます。
カテゴリーは自由に設定できます。
質問と回答内容を「公開/非公開」に設定できる。共有の内容を他のユーザーにも共有することで重複した質問を減少させることができる。
カテゴリーにより過去の質問と回答を簡単に検索出来ます。
質問が未回答のまま残らないように未解決の質問を簡単に確認できる。
「よくある質問」の活用事例
シーン1
社内でいくつかのWi-Fiがあり、自席ではWi-Fi①に接続して使っていたが、会議室では接続が悪くテレビ会議の音が途切れました。ほかのWi-Fiに切り替えたいが、パスワードがPCに記録されておらず、接続の悪いWi-Fiで会議を継続せざるを得ませんでした。
シーン2
久しぶりに海外のお客さんに電話を掛けようとした時に、以前管理部に教えてもらった国際電話の掛け方を忘れてしまいました。何度も同じ質問をすることで管理部に嫌がられると不安になりながら、再度聞かざるを得ませんでした。
RMwork改善案：
「よくある質問」にWi-Fiのパスワードと国際電話のかけ方を登録し、全員がいつでも手軽に情報を確認できるようにします。
操作手順
「よくある質問」機能の「新規作成」から質問と回答を掲載します。
また、マニュアルのPDFなどファイル添付もできます。
こんな場面で役に立ちます：
社内のよくある質問とその回答の共有
新入社員の教育
メリット：
・情報共有をさらに効率よくできます。
・社内でよくある質問を一元で管理し、違う人からの同じ質問の回答効率が向上します。
・より良い働き場作りに役に立ちます。
