【RiskMonsterWork機能紹介】電子会議室

更新日:2021.08.12

機能

活用事例 【プロジェクト管理】

新規取引の拡大や会社の知名度をあげる目的で、商談会に出展することを決めました。多数の部門が準備作業に携わり、部門間での情報共有、進捗管理などに下記のような悩みを抱えています。

• 各準備作業のコミュニケーションを全部チャットで行っている。会話のテーマが多すぎて過去の記録の確認が大変だ。
• 関係者にメールで資料を共有したけど、メールを見たタイミングでPCにダウンロードしないと後で資料を探すのが手間になる。
• 資料は各個人のPCで管理していて、誰が最新資料をもっているのかわからない。
• 資料を更新するたびに、関係者にメールで送っている。各自のPCにある古いバージョンと差し替えてもらわないといけないが、差し替えない人がいる。
• 各準備作業の進捗把握が難しい。遅延などが発生したら、他の業務に支障が出る可能性があるため、進捗を把握する会議を毎週開催したいが調整が大変だ。効率のいい方法がないか。

RiskMonsterWorkの改善案：

テーマごとに資料の共有と更新、会話管理、進捗管理などを行うには電子会議室機能が最適です。「電子会議室」の「管理一覧」から「商談会出展準備」という会議室を新規作成します。

商談会でセミナーを開催する予定があるので、「セミナー開催」スレッドを作ります。
セミナーに関係することはすべて「セミナー開催」スレッドで会話します。
例えば、セミナーの開催時間とテーマが決まりました。
ここで情報をプロジェクトメンバーに共有します。また、準備作業のスケジュールを組んだ後、ToDoから担当者に業務を振り分けます。

例えば、「他ユーザーのToDo」欄に担当と期限を指定します。
セミナー集客用宣伝チラシの作成をマーケティング部の担当者に振り分けます。
講演資料の作成を担当の講師に振り分けます。
講演資料の印刷準備を運営チームに依頼します。

各自が定期的にToDoタスクの進捗を更新することで、進捗率が電子会議室のToDo一覧に表示され、進捗の把握が簡単になります。期日管理にとても役に立ちます。

また、質問などがあれば、「コメントを投稿する」で問合せをすれば、
セミナーに関連する情報は全部1スレッドにまとめることができます。「全ての投稿を見る」で情報検索と共有も効率よくできます。

ファイルの共有と管理は「共有ファイル」機能がお勧めで、URLリンクがコピーできるため、電子会議室との連携もできます。
共有ファイル機能で商談会フォルダを作成し、資料の格納や更新をした場合に、資料更新の連絡とURLリンクを電子会議室に告知すれば、最新資料が誰でもわるようになり、間違えるリスクが小さくなります。