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【Riskmonster Work機能紹介】ワークフロー機能

更新日:2021.12.22

本システムは日本で4,000社の導入実績があるJ-MOTTOのワークフローをベースにしています。日中両言語に対応し、スマートフォンからでも利用できます。
ワークフローとは、交通費や有給申請、稟議などの社内手続きをスピーディに効率化するツールです。北京、上海、広東、海外など離れた拠点に決裁者がいる場合に、従来FAXや郵送で申請書を送付していたものを、PCやスマートフォン経由で決裁することが可能です。また、決裁された記録は保存されますので、検索やダウンロードもでき、監査の際でも有効です。
グループウェアとシングルサインオンでお使いいただけます。

こんなお客様におすすめ

  • ● 過去の申請を管理したい
  • ● 申請ルート申請の度に選択するのが面倒くさい
  • ● 上司が出張で、承認がだいぶ遅れる
  • ● 上海と深センの拠点から日本本社に申請する場合、紙では時間がかかる

申請機能

  • ●申請書テンプレート
  • ●申請書テンプレート・承認フローの自動選択
  • ●過去申請書の参照で再申請が簡単

申請書テンプレート

申請書は御社のご要望に合わせて自由に作成することができます。また、すぐにご活用いただけるひな型もご用意しております。

申請書テンプレート・承認フローの自動選択

申請書を新規作成する際、申請書名を選択すれば、申請書式も承認フローも自動的に選択されます。
ユーザーは申請書作成時に毎回承認者、ルートを選択する必要がありません。

過去申請書の検索や、再申請・コピーが簡単

過去の申請書を様々な条件で検索することができます。
また、再申請やコピーの機能を利用し、過去の申請書をもとに申請を行なうこともできます。

承認機能

  • ●不在設定
  • ●申請書の種類毎に承認フローを設定
  • ●承認印を自由に設定
  • ●メール通知とTOP画面での処理待ち一覧で、承認漏れ防止
  • ●承認フロー設定がフレキシブルにできる

不在処理設定

承認者が出張や長期休暇などで不在となる期間に、申請が滞らないように対応するための設定項目です。代理承認者となったユーザーは、本来の承認者に代わって、承認/否決/差し戻しのいずれかの処理を行なうことができます。
また、運用管理者が、不在となる本人の代わりに不在設定をすることができます。

申請書の種類毎に承認フローを設定

運用管理者が申請書の種類毎に承認フローの初期値が設定できるので、ユーザーは申請書の作成時に毎回承認フローを指定する必要がありません。一方、必要に応じて申請者が自身で承認フローを選択し、申請することもできます。

承認印を自由に設定

社内統一の印鑑画像をスキャンして取り込み、ワークフローの承認印として使うことができます。特に設定をしない場合は、デイト印のように日付、承認者の名前が表示されます。

メール通知とTOP画面での処理待ち一覧で、承認漏れ防止

確認漏れや承認漏れを防止するため、ログイン後のTOP画面が処理待ち一覧となっています。。

承認フロー設定がフレキシブルにできる

「金額が○円以上の場合は部長承認、○円未満の場合は課長承認」というような条件を、フローを選択して申請書に設定することができます。

検索機能

  • ●様々な条件で検索可能
  • ●申請書をCSVに一括ダウンロード
  • ●申請書をPDFで一括印刷
  • ●申請書の種類毎の連番設定

様々な条件で検索可能

申請番号、申請者、申請日、申請者、件名、申請書などの条件で検索することができます。

申請書をCSVファイルで一括出力

申請された申請書を検索して、CSVファイル形式で一括出力することができます。

申請書をPDFで一括印刷

検索結果から印刷したい申請書をチェックして、一括でPDF出力・印刷することができます。PDF出力時のレイアウトは左図のようになります。

申請書単位の連番設定

申請書番号、決裁番号を、申請書毎にそれぞれに連番設定することができます。

活用事例

活用事例1【銀行振込申請などの決裁を電子化】

財務部が他部署から提出された銀行振込申請のフォーマットを間違っていたり、重要項目を入れ忘れたりすることがよくあります。申請を差戻し、修正してもらうと時間がかかり、不効率になります。急いで社長に決裁してもらいたい銀行振込もたまにあります。社長が出張に行ってしまい、一週間後に戻る予定で支払いができなく、業務が滞りました。

また、経費精算の際に申請者にいつ先月の精算した経費がもらえるか、承認はどうなったかなどと何度も催促され、回答するのが大変でした。

RiskMonsterWorkの改善案

 ワークフローにて決裁を電子化すれば、申請書フォーマットの統一もできるし、必須項目を設定することにより、入力ミスを未然に防止することもできます。社外でもPCや携帯からアクセスでき、承認がスムーズにできます。申請者側も随時システムから承認状況を確認でき、効率向上につながります。

ワークフローにて「銀行振込申請書」フォーマットを作成し、重要項目を必須に設定します。

申請を提出したら、承認依頼通知メールが設定したフロー通りに自動的で承認者に届きます。社外でもパソコンや携帯、タブレットからアクセスでき、決裁したら、通知メールが申請者に送られます。

また、申請者は「処理待ち一覧」から承認進捗を随時確認できるので、急いでいる場合は承認者に催促することができます。

活用事例2【過去申請の活用】

管理部門が来期の消耗品購入計画を作成する際に、過去の申請履歴を参考にしたいが、紙の申請書をどこに保管したか忘れてしまいました。また、同じような申請を再び提出するとき、紙に再度同じ内容を記入するのが面倒くさいです。

RiskMonsterWorkの改善案:

 ワークフローにて過去の申請記録をダウンロードして、振り返りを踏まえて次回の計画を作ることができます。同じような申請を出す時、コピーして内容を変更した上で提出することができるので、手間が減ります。 ワークフローで消耗品申請履歴を検索し、コピーして内容を変更してまた申請を提出します。

「ダウンロード」から申請履歴をダウンロードして確認や参考にすることができます。

こんな場面で役に立ちます

メリット

・在宅勤務で、紙で申請や承認ができない

・出張や外出の社員が多く、承認がタイムリーにできないため業務が滞る。

・拠点が離れている社内申請・承認業務をペーパーレスにしたい

・システム内に申請書フォーマットを数十通り用意しており、簡単に利用を開始することができます。必要に応じて申請書のカスタマイズも可能です。

・申請書ごとに必須項目や承認ルートを設定できるので、重要項目の記入漏れや承認者を間違えた申請を防ぐことができます。

・申請提出後や承認後、自動でメール通知されるので、業務をスムーズに回すことができます。

・社外でもスマートフォンやタブレットから承認ができます。

・過去の申請書をコピーして参考にしながら、再申請ができます。

・申請データの出力ができ、申請書履歴の管理に役に立ちます。

利用料金

料金は、グループェア料金(20ユーザー様まで2,544元/年)のみで追加費用は発生致しません。

詳しくはグループウェア料金体系。