TOP
中文メッセージ
グループウェアの利用ユーザー同士で連絡を取る機能です。利用方法はメールと似ており、テキストはもちろん、ファイルも添付して送付できます。複数人への送信やCC、BCCでの送信などメールと同様な使い方ができます。
メールアドレスを持っていないインターン生やアルバイトに社内連絡に利用してもらうなどの活用法があります。
また、お客様や社内との連絡をすべてメールで取ると、メールが大量発生し、管理が複雑になります。また、宛先を間違えると、情報が外部に漏洩する恐れもあります。社内での業務委託や確認を社外向けメールと別々に管理したい場合もメッセージ機能をおすすめします。
機能
- ●自由にメーリングリストを作成でき、都度複数の宛先を選択せずに済みます。
- ●電話メモを作成し保存できます。電話メモを簡単に他のユーザにメッセージで送付できます。
- ●処理待ちあるいは重要なメールは、確認漏れのないように、スターを付けます。
自由にメーリングリストを作成でき、都度複数の宛先を選択せずに済みます。
電話メモを作成し保存できます。電話メモを簡単に他のユーザにメッセージで送付できます。
処理待ちあるいは重要なメールは、確認漏れのないように、スターを付けます。
活用事例【社内業務連絡】
マーケティング部門はホームページの更新や改善を定期的に提案しています。ホームページの改修作業はIT部門が担当しています。毎月、マーケティング部門はIT部門にコラムの更新申請を提出します。このような社内連絡ではメッセージ機能が利用できます。
メッセージ機能の「新規作成」からメッセージを作ります。
「組織アドレス帳」からメッセージの宛先とCCの共有先を選ぶことができます。
連絡内容を入力後、重要度を選び、ファイルを添付して送ります。
メッセージの管理を簡単にするために、メッセージを分類ごとに分けることができます。
フィルターから分類ルールを作ります。差出人をIT部門とし、移動フォルダーをIT部にすれば、部門ごとにメッセージの管理ができます。メールより管理がシンプルで、見やすいです。
こんな場面で役に立ちます：
社内業務の連絡
メリット：
- ●情報漏洩のリスクが減る
- ●受信ルールの作成で、メッセージの分類管理が可能
- ●組織から宛先を選択可、1件1件のメールアドレスを打ち込む手間がいらない
- ●CC先のメールを見られないような一括配信機能も付いている
